Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing bij deelname aan Offroad Budel als bezoeker, deelnemer, standhouder, of organiserend of ondersteunend personeel.
Artikel 1. Definities
- Algemene voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden, van toepassing op alle natuurlijke of rechtspersonen betrokken bij het evenement Offroad Budel, georganiseerd door Stichting Offroad Budel, gevestigd te Budel-Schoot, zijnde (dag)bezoekers, deelnemers, organisatie- en ondersteunend personeel alsmede grondbezitters of –beheerders.
- Website: de website zoals beschikbaar op het web-adres https://offroadbudel.nl, en al zijn pagina’s, inhoud en functionaliteit.
- Evenement: het evenement Offroad Budel georganiseerd door Stichting Offroad Budel, inclusief georganiseerde activiteiten.
- Organisatie: de leden van Stichting Offroad Budel, vrijwilligers en ondersteunend personeel verantwoordelijk voor de organisatie en verloop van het Evenement op zowel het hoofdterrein van het Evenement alsmede de routes en de weg daar naartoe.
- Deelnemer: ieder natuurlijk persoon die zich door middel van een Inschrijvingsformulier als deelnemer aan het Evenement heeft aangemeld, en derhalve actief deelneemt aan het Evenement. Een Deelnemer is een bestuurder van een voertuig op het hoofdterrein of op een of meerdere van de activiteitenterreinen of onderweg daar naartoe.
- Standhouder: ieder natuurlijk of rechtspersoon die op het Evenement goederen of diensten aanbiedt of adverteert. De Organisatie of ondersteunend personeel waaronder catering vallen niet onder Standhouders.
- Bezoeker: ieder natuurlijk of rechtspersoon die het Evenement bezoekt maar niet actief deelneemt aan het evenement als Deelnemer.
- Inschrijving: het volledig en correct invullen en opsturen (digitaal of analoog) van het Inschrijvingsformulier ter deelname aan het Evenement, als Deelnemer of Standhouder, zoals te vinden op de Website of verstuurd via e-mail of post, ongeacht of deze aanmelding is geaccepteerd door de Organisatie of de betaling is voltooid.
- Inschrijfgeld: het bedrag dat de Deelnemer of Standhouder aan de Organisatie verschuldigd is voor zijn Inschrijving voor het Evenement.
- Roadbook: de routebeschrijving met daarin vermeld de route naar en activiteiten op de verschillende activiteitenterreinen onderdeel van het Evenement, zoals ter beschikking gesteld door de Organisatie op het Evenement.
- Annulering: het opzeggen of annuleren van een bestaande Inschrijving, door de Deelnemer of de Organisatie. De Inschrijving is na Annulering ongeldig, bijgevolg is de betreffende Deelnemer uitgesloten van deelname aan het Evenement. Eventuele deelname kan worden hervat m.b.v. een nieuwe Inschrijving.
- Wangedrag: onder wangedrag verstaat de Organisatie het overtreden van het reglement zoals dat is opgenomen in de instructie alsmede overig gedrag dat tot last is van de Organisatie, andere Deelnemers, Standhouders, Bezoekers, gebiedsbeheerders of –eigenaren, toezichthouders, politie, militairen en/of omwonende.
Artikel 2. Inschrijving Deelnemers
- Diegene die wil deelnemen aan het Evenement als Deelnemer, dient zich daarvoor in te schrijven. Het inschrijven voor deelname aan het Evenement dient te geschieden middels het Inschrijvingsformulier zoals beschikbaar op de Website en dient uiterlijk voor de op de website vermelde datum volledig ingevuld door de Organisatie zijn te ontvangen.
- Voorwaardelijke inschrijvingen zijn niet mogelijk, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Organisatie.
- De Deelnemer garandeert de Organisatie de juistheid van de op het Inschrijvingsformulier verstrekte gegevens en de bevoegdheid van de (vertegenwoordiger van de) Deelnemer tot ondertekening door verzending. Eventuele onjuiste gegevens of onbevoegde ondertekeningen zijn voor rekening en risico van de Deelnemer.
- De Organisatie neemt de door hen verkregen gegevens van Deelnemers op in een daartoe aangehouden administratie. Door inschrijving geeft de Deelnemer toestemming voor het gebruik en het opslaan van de door hem verstrekte gegevens. Deze gegevens worden met zorg bewaard en enkel gebruikt in context van het Evenement.
- De Deelnemingsovereenkomst komt uitsluitend tot stand door acceptatie van de inschrijving door de Organisatie, waarna de Inschrijver Deelnemer wordt. De acceptatie, zijnde de Deelnemingsovereenkomst, wordt hetzij per brief, hetzij per e-mail aan de Deelnemer verstuurd naar het door hem op het Inschrijvingsformulier opgegeven adres.
- Bij inschrijving via de Website ontvangt de Deelnemer een e-mail ter bevestiging met daarin zijn Inschrijfformulier, een inschrijfnummer en inschrijfcode.
- Bij aankomst bij het Evenement wordt de Deelnemer geacht zijn Inschrijfformulier met daarop het inschrijfnummer en inschrijfcode gereed te houden, ten behoeve van een vlotte doorstroming bij de toegangspoort(en).
- De Organisatie behoudt zich het recht voor de inschrijving te weigeren op grond van overtekening, bijzondere redenen zoals de vrees voor verstoring van de orde, of in voorkomende gevallen zonder opgave van redenen. Voorts behoudt de Organisatie zich het recht voor om bij acceptatie van de inschrijving voorrang te verlenen aan leden van de medeorganiserende verenigingen/organisaties.
- Bij afwijzing van de inschrijving door de Organisatie zullen eventuele (voorschot)betalingen worden gerestitueerd.
- Een Inschrijving is pas compleet als het Inschrijfgeld ten volle is ontvangen door de Organisatie, uiterlijk voor de datum zoals op de Website vermeld.
- Indien het volledige Inschrijfgeld niet tijdig is ontvangen door de Organisatie, kan een Inschrijving worden geannuleerd en een Deelnemer toegang tot het Evenement worden ontzegd.
- Inschrijvingen welke wegens ruimtegebrek niet direct kunnen worden geaccepteerd, kunnen op een wachtlijst worden geplaatst.
- Over de gevallen zoals vermeld in Artikel 2.11 en 2.12 wordt vóór de opening van het Evenement beslist. Op dezelfde wijze wordt beslist ten aanzien van de toewijzing van door annulering naderhand vrijgekomen plaatsen.
- Het is Deelnemers verboden Inschrijvingen door te verkopen, daar deze persoons- en voertuiggebonden zijn. Eventuele overname is mogelijk in samenspraak met de Organisatie.
Artikel 3. Inschrijving Standhouders
- Deelname aan het Evenement als Standhouder geschiedt op eigen risico van de Standhouder. De Organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor welke schade dan ook aan voertuigen, aanhangers, verkoop goederen of welke andere zaken dan ook, door een Deelnemer, Standhouder of Bezoeker. De organisatie schakelt, indien zij dit nodig acht, de politie in.
- Een Inschrijving is pas compleet als het Inschrijfgeld ten volle is ontvangen door de Organisatie, uiterlijk voor de datum zoals op de Website vermeld.
- Indien het volledige Inschrijfgeld niet tijdig is ontvangen door de Organisatie, kan een Inschrijving worden geannuleerd en een Standhouder toegang tot het Evenement worden ontzegd.
- Standhouders mogen enkel en alleen goederen verkopen die zij vermelden op het Inschrijfformulier, en die gerelateerd zijn aan Offroad en 4×4 benodigdheden, uitrustingen en/of vermaak. Het verkopen van etenswaren en drank is niet toegestaan, alsmede de verkoop van aanstootgevende en/of bij wet verboden artikelen. Dit ter beoordeling van de Organisatie. Het is Standhouders enkel toegestaan reclame te maken in de door de Organisatie toegewezen stand.
- De Organisatie draagt zorg voor de afsluiting en bewaking van het terrein waarop de Standhouders hun goederen zullen plaatsen. De mogelijkheid bestaat om bij de stand te overnachten, mits vooraf aangegeven bij de Organisatie.
- Op het verkoopterrein is geen open vuur en/of barbeque toegestaan.
- Standhouders worden geacht hun standplaats schoon achter te laten en de niet verkochtte artikelen mee te nemen. Het is niet toegestaan deze artikelen in de afvalbakken te deponeren. Bij overtreding van deze regels zal de Standhouder toegang tot het Evenement worden ontzegd en vallen eventuele schoonmaakkosten ten rekening van de Standhouder.
- Het is voor Standhouders verboden om eigen aggregaten te gebruiken ter opwekking van stroom, teneinde geluidsoverlast te voorkomen. Muziek of versterkt stemgeluid mag derhalve niet storend zijn voor andere Standhouders, Deelnemers en/of Bezoekers. Dit ter beoordeling van de Organisatie.
- Regelingen niet vermeld in de Algemene Voorwaarden zullen worden vermeld in de voorwaarden Standhouders, welke te lezen zullen zijn op het Inschrijfformulier Standhouders.
- Het is Standhouders verboden Inschrijving door te verkopen daar deze persoons- of bedrijfsgebonden zijn. Eventuele overname is mogelijk in samenspraak met de Organisatie.
Artikel 4. Annulering Inschrijving
- Indien een Deelnemer of Standhouder een Inschrijving wenst te annuleren of te wijzigen, zal een daartoe strekkend schriftelijk verzonden verzoek aan de Organisatie dienen te worden gedaan. De Organisatie kan een verzoek tot annulering of wijziging van de inschrijving inwilligen zonder recht op restitutie van het Inschrijfgeld.
- Indien de Deelnemer of Standhouder door bijzondere omstandigheden die buiten zijn risicosfeer liggen, hetwelk ter beoordeling voorligt aan de Organisatie, niet deel kan nemen aan het Evenement, kan de Organisatie de Inschrijving op verzoek van de Deelnemer of Standhouder ontbinden. De Deelnemer of Standhouder is tevens vergoeding van alle kosten verschuldigd die de Organisatie in verband met zijn inschrijving heeft gemaakt of nog moet maken.
- Bij ontijdige annulering van een Inschrijving wordt de volledige standhuur in rekening gebracht aan de Standhouder.
Artikel 5. Op- en afbouw Standhouders
- De Standhouder dient de stand op de aan hem toegewezen standruimte op te bouwen en in te richten conform de Deelnemingsvoorwaarden en eventuele andere aanwijzingen van de Organisatie.
- Uiterlijk vóór de vooraf overeengestemde datum en tijdstip dient de Standhouder aanwezig te zijn op het hoofdterrein met zijn stand en toebehoren.
- De Organisatie behoudt zich het recht voor om de opbouw van de markt te allen tijde aan te passen naargelang zij nodig acht.
- Bij het ontruimen, afbreken en eventueel schoonmaken van zijn stand dient de Standhouder de vooraf overeengekomen voorwaarden in acht te nemen.
- De Standhouder dient de stand uiterlijk vóór de vooraf overeengestemde datum en tijdstip opgeruimd te hebben, d.w.z. de standruimte moet op die tijd vrij beschikbaar zijn voor de Organisatie.
- De Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van of namens de Organisatie, van de Gemeente, de Brandweer en andere autoriteiten met betrekking tot het gebruik van de standruimte en het Tentoonstellingsgebouw, stipt op te volgen.
- De gangpaden dienen geheel vrij te worden gehouden gedurende de opbouw en afbraak van de stand alsmede gedurende het Evenement. De Organisatie is bevoegd op kosten van de Deelnemer de gangpaden vrij te (doen) maken en houden.
- Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen met de Organisatie, is het de Deelnemer onder andere niet toegestaan om:
a. door hem ingenomen standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren of af te staan, of met een andere Standhouder te ruilen;
b. de door hem ingenomen stand gesloten of niet bezet te houden gedurende de tijd dat het Evenement voor het bezoek toegankelijk is; noch om de tentoongestelde goederen of een deel daarvan te bedekken en/of te verwijderen;
c. activiteiten te ontplooien, waardoor naar het oordeel van de Organisatie schade wordt veroorzaakt of afbreuk wordt gedaan aan het Evenement als zodanig, aan één of meer Deelnemers, Standhouders, Bezoekers of groepen daarvan, dan wel aan derden;
d. activiteiten te ontplooien waardoor de Organisatie, Deelnemers, Standhouders en/of Bezoekers schade dan wel hinder ondervinden in de vorm van geluidsoverlast, belemmering van lichtval of uitzicht, of overlast in enige andere vorm;
e. activiteiten te ontplooien waardoor de eerlijke concurrentie wordt verstoord dan wel dreigt te worden verstoord;
f. goederen en diensten, die niet op het Inschrijvingsformulier met name zijn genoemd dan wel zijn geweigerd of verwijderd op last van de Organisatie, aan te bieden of daarvoor reclame te maken;
g. tijdens het Evenement goederen of diensten te verkopen tegen (nagenoeg) gelijktijdige afgifte van het verkochte goed of de dienst;
h. goederen en/of reclamemiddelen van welke aard ook, buiten de door hem ingenomen standruimte te plaatsen, aan te brengen of uit te reiken;
i. licht ontvlambare of ontplofbare stoffen, gassen en gevaarlijke goederen (waaronder chemische bestrijdingsmiddelen en insecticiden), stankverspreidende stoffen, alsmede radioactieve bronnen in het terrein aanwezig te hebben en/of open vuren te branden;
j. loterijen te houden, prijsvragen uit te schrijven en zogeheten ‘standwerk’ te verrichten. De Deelnemer dient in geval van loterijen en prijsvragen in ieder geval zelf zorg te dragen voor de vereiste vergunningen en toestemmingen en zich stipt te houden aan de geldende wettelijke en andere voorschriften. - De uiteindelijke en beslissende beoordeling van het gebruik van de standruimte en/of het Tentoonstellingsgebouw door de Deelnemer ligt voor aan de Organisatie.
Artikel 6. Risico en aansprakelijkheid
- De Organisatie noch Stichting Offroad Budel is aansprakelijk voor enigerlei schade, direct of indirect geleden door Deelnemers of Standhouders, door diens personeel, door personen die in opdracht van Deelnemers of Standhouders werkzaam zijn, dan wel door diens Bezoekers, tenzij sprake is van opzet dan wel grove schuld van de Organisatie.
- De Deelnemers en Standhouders zijn aansprakelijk voor en dienen zich adequaat te verzekeren tegen alle schade van welke aard ook, die door toedoen of nalatigheid van hemzelf, van zijn personeel, van personen, die op welke wijze ook voor hem of in zijn opdracht werkzaam zijn, alsmede voor schade die op welke wijze ook door zijn goederen wordt veroorzaakt.
- De Deelnemer vrijwaart de Organisatie voor alle aanspraken, die anderen in verband met zijn handelen of nalaten tegen de Organisatie zouden kunnen doen gelden.
- Op de Algemene Voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen die tussen de Organisatie enerzijds en de Deelnemer, Standhouder en/of Bezoeker anderzijds mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
- Deelnemers aan het Evenement worden verplicht bij Inschrijving de verklaring eigen risico voor Deelnemers te accepteren. Gaan zij niet akkoord is deelname aan het Evenement uitgesloten.
- Een persoon (m/v) die deelneemt aan een activiteit op het evenement Offroad Budel en een voertuig bestuurt dient tenminste 18 jaar oud te zijn (landbouwvoertuigen uitgezonderd), in het bezit te zijn van een geldig rijbewijs en mag niet onder invloed zijn van drank, drugs en/of medicijnen die het rijgedrag kunnen beïnvloeden. Iedere deelnemer is en blijft zelf verantwoordelijk voor de inschatting of hij/zij in voldoende staat is aan een activiteit of evenement deel te nemen.
- Deelnemers kunnen alleen of in groepsverband deelnemen. Een groep bestaat doorgaans uit 5 tot 10 personen. De Organisatie kan besluiten groepen anders in te delen (met meer of minder personen). Een Deelnemer/groep is geheel verantwoordelijk voor het gedrag van zichzelf of al haar leden.
- De Organisatie kan een Deelnemer en/of groep weigeren aan een activiteit of het Evenement deel te nemen en/of daarvan verwijderen wanneer wangedrag wordt geconstateerd. Betaalde bedragen en of delen hiervan worden dan niet geretourneerd.
- Elke Deelnemer aan een activiteit op het Evenement is te allen tijden aansprakelijk voor alle schade die door de Deelnemer wordt toegebracht aan de Organisatie, haar apparatuur en benodigdheden, de locatie(s), de aanwijzingen onderweg, het terrein en meubilair, de attributen bij zowel posten als elders op het terrein, alsmede voor schade toegebracht aan derden.
- Deelname aan een activiteit van het Evenement geschiedt op eigen risico.
- De Organisatie is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade/letsel, waaronder de gevolgschade, die een deelnemer lijdt als gevolg van een ongeval die tijdens de deelname aan een activiteit of evenement, of daar naartoe is gebeurd. Ook is de Organisatie niet aansprakelijk voor schade/letsel als gevolg van omstandigheden die zijn toe te rekenen aan: het niet hebben van de noodzakelijke documenten, het veroorzaken van verkeersovertredingen of andere overtredingen van wetten en voorschriften, ontoereikende gezondheid of conditie, ontoereikende persoonlijke uitrusting, onjuist of niet tijdig handelen, overschatting van eigen kunnen, het negeren van instructies of het niet houden aan veiligheidsvoorschriften, vermissing en of diefstal van persoonlijke eigendommen van de deelnemers.
- Iedere Deelnemer wordt geacht zelf een passende aansprakelijksheid- of ongevallenverzekering af te sluiten of daar over te beschikken. De Organisatie aanvaardt nimmer aansprakelijkheid voor schade waarvoor aanspraak op een vergoeding bestaat op grond van voorgaande.
- Indien een deelnemer een tekortkoming in de uitvoering van een activiteit/evenement constateert, dient hij/zij deze zo spoedig mogelijk te melden aan de Organisatie of diens vertegenwoordigers, zodat deze een passende oplossing of voorziening kan treffen.
- Voor het gebruik van E.H.B.O./ A.I.D. worden de kosten verhaald op de hulpbehoevende (ziektekosten verzekering).
- Foto’s en video’s die op het Evenement worden gemaakt kunnen als promotie materiaal worden gebruikt. Indien dit niet is gewenst, dient er contact opgenomen te worden met de Organisatie.
Artikel 7. Voorbehoud wijzigingen
- De Algemene Voorwaarden kunnen van tijd tot tijd gewijzigd worden. Een gewijzigde versie wordt alsdan op de Website gepubliceerd. Vanaf de datum van publicatie gelden alsdan de gewijzigde voorwaarden. Indien de Bezoeker of Deelnemer de gewijzigde voorwaarden niet wenst te accepteren dient deze het gebruik en bezoek van de Website of zijn deelname in de vorm van een Inschrijving of aanwezigheid aan of op het Evenement te annuleren.
- De Organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor, wegens bijzondere omstandigheden, alsmede indien de organisatie van het Evenement daartoe noopt, de in de Deelnemingsvoorwaarden vermelde data en tijden van het Evenement, de ten behoeve van de Deelnemer vastgestelde standruimte, standtype en/of standplaats dan wel in zeer uitzonderlijke omstandigheden het concept van het Evenement te wijzigen, dan wel het Evenement geen doorgang te doen vinden. In deze gevallen kan de Deelnemer geen aanspraak maken op vergoeding van eventuele daardoor gemaakte kosten en/of geleden schade. De Organisatie zal de betreffende Deelnemer gemotiveerd in kennis stellen van de maatregelen en zal zoveel als mogelijk in overleg met de Deelnemer tot eventuele maatregelen overgaan.
- Vindt het Evenement geen doorgang, dan worden de Inschrijving, de eventuele Deelnemingsovereenkomst en een eventueel reeds gedane vaststelling van een standruimte als vervallen beschouwd en zullen de door de Deelnemer aan de Organisatie gedane betalingen worden gerestitueerd.
Artikel 8. Slotbepalingen
- Het is de Deelnemers en Standhouders niet toegestaan om enig goed te tonen, aan te bieden en/of te verkopen dat inbreuk maakt op de intellectuele eigendomsrechten van een derde. Onder ‘intellectuele eigendomsrechten’ wordt begrepen enig (aanvraag tot) octrooi, merkrecht, modelrecht, auteursrecht, knowhow of domeinnaam.
- Indien de Deelnemer, Standhouder en/of Bezoeker klachten heeft over de dienstverlening door de Organisatie, dient hij dit onverwijld en schriftelijk mee te delen aan de Organisatie, zodat zij zo nodig en zo mogelijk de klacht kunnen verhelpen.